Kiedy przysługuje pracownikowi zwrot kosztów przejazdu z tyt. delegacji służbowych? Jak duże koszty może zwrócić pracodawca gdy wysyła swojego pracownika w podróż służbową? Czy pracownik może rozliczyć każdy wydatek jaki poniósł będąc w delegacji?
Otrzymując zlecenie wyjazdu służbowego pracodawca powinien określić środek transportu jaki możemy wykorzystać w celu dotarcia do miejsca wykonywania swoich zadań służbowych. Nie jest to bowiem dowolny wybór pracownika. Nie może on oczekiwać od pracodawcy zwrotu kosztów przejazdu taksówką z Brzegu do Szczecina jeżeli nie było to wcześniej uzgodnione. Ponieważ to pracodawca pokrywa koszty delegacji, to również on wskazuje jaki środek transportu ma zostać do tego celu wykorzystany.
Środki transportu wykorzystywane w delegacji
Za zgodą pracodawcy pracownik może odbyć podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącym własnością pracodawcy. Przysługuje mu wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Maksymalne stawki za 1 km przebiegu wynoszą obecnie:
0,5214 zł – dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3,
0,8358 zł – dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3,
0,2302 zł – dla motocykla,
0,1382 zł – dla motoroweru.
Oznacza to że pracodawca może określić mniejsze stawki za 1 km przebiegu w/w środków transportu. W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca powinien szczegółowo określić rodzaj pojazdu, którym będzie poruszał się pracownik (samochód, motocykl, motorower), markę i typ pojazdu, a w przypadku samochodu także pojemność silnika oraz numer rejestracyjny pojazdu. Natomiast delegowany powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu na podstawie wskazań licznika pojazdu. Może być ona wpisana do druku delegacji lub stanowić odrębny dokument – jako załącznik do właściwego polecenia wyjazdu służbowego.
Ryczałt za nocleg
Zdarza się często, że podróż służbowa trwa dłużej niż jeden dzień. W związku z czym pracownik musi nocować poza miejscem swojego zamieszkania. Jeżeli pracownik nie ma zapewnionych bezpłatnych noclegów, pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty hotelu lub noclegu w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Aby pracownik mógł zwrócić się o zwrot poniesionych kosztów, musi przedłożyć pracodawcy rachunki, które dokumentują poniesione koszty noclegów. W przypadku gdy pracownik nie złoży takiego rachunku, a pracodawca nie zapewni mu bezpłatnego noclegu, wówczas zwrot kosztów noclegów przysługuje w postaci ryczałtu za każdy nocleg, który obecnie wynosi 150 procent diety, pod warunkiem że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00. Od 1 marca 2013 r. ryczałt za nocleg wynosi 45,00 zł.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, jeżeli przejazd miał miejsce w nocy. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy pracownik wracał z delegacji w godzinach nocnych pociągiem w wagonie sypialnym lub korzystał z kuszetki. W takim przypadku zwrot obejmuje tylko cenę biletu wraz ze stosownymi opłatami.
Pracownikowi nie będzie przysługiwał zwrot kosztów noclegów ani też ryczałt za nocleg za czas przejazdu, w sytuacji gdy pracodawca uzna, że pracownik mógł wracać do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu. Przykładowo: jeśli np. delegacja dotyczy 3-dniowego szkolenia we Wrocławiu a pracownik mieszka w Brzegu, to pracodawca słusznie zakłada, że pracownik po zakończeniu szkolenia każdego dnia wróci do Brzegu, a w związku z tym nie będzie zwracał kosztów noclegu nawet jeśli pracownik sam zdecyduje, że będzie nocować we Wrocławiu.
W przypadku delegacji trwających dłużej niż dziesięć dni pracownik ma prawo do dojazdu w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt pracodawcy. Za czas spędzony w miejscu zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują. Za przejazd do miejscowości stałego lub czasowego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.
Ryczałt na dojazdy miejscowe w podróży służbowej
W przypadku gdy pracownik przebywając w delegacji zmuszony jest korzystać z komunikacji miejskiej, przysługuje mu również zwrot takich kosztów na podstawie biletów, bądź w wysokości 20% diety dobowej, czyli obecnie 6,00 zł. Gdyby jednak nie poruszał się żadnym środkiem komunikacji miejskiej, ryczałt na dojazdy nie będzie mu przysługiwać.