Inwentaryzacja – niezbędny krok do zamknięcia roku obrachunkowego

Inwentaryzacja odgrywa kluczową rolę w przedsiębiorstwie

To dzięki inwentaryzacji możliwe jest wykrycie nieprawidłowości a następnie wprowadzenie reakcji na te nieprawidłowości i wdrożenie działań naprawczych. Należy podkreślić, że przeprowadzenie inwentaryzacji w przedsiębiorstwie nie jest procesem opcjonalnym tylko formalnym obowiązkiem, jaki na prowadzących działalność gospodarczą nakłada ustawa o rachunkowości (rozdział 3).

Należy mieć na uwadze również to, że za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, i nie może on przenieść tej odpowiedzialności na inną osobę. Co ważne, jeśli tytuł kierownika nadano organowi wieloosobowemu, np. w spółce, wówczas odpowiedzialność tę ponoszą wszyscy jego członkowie. Zakres odpowiedzialności kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji to m.in.: powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji – określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: daty przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych), nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników, a w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu przez biegłego rewidenta – powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach.

Dlaczego inwentaryzacja jest tak ważna?

Jest to niezbędny proces z kilku powodów:

Dokładność stanu majątku pozwala na ustalenie rzeczywistego stanu aktywów jednostki co jest kluczowe dla sporządzenia bilansu.
Kontrola i przeciwdziałanie nieprawidłowościom pomaga w identyfikacji różnic wynikających na przykład z kradzieży czy błędów, co chroni przed potencjalnymi startami.
Podstawa dla sporządzenia sprawozdania finansowego dane z inwentaryzacji są niezbędne do przygotowania rocznych sprawozdań finansowych i tym samym wykazania prawidłowego wyniku z działalności
Prawne regulacje zgodnie z ustawą o rachunkowości przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkowe, co chroni przed konsekwencjami prawnymi.
Planowanie i budżetowanie Dostarcza informacji o potrzebnych do efektywnego planowania przyszłych działań oraz inwestycji
Usprawnienie zarządzania zapasami Pozwala na lepsze zarządzanie zapasami, co z kolei przekłada się na optymalizację kosztów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Pozwala na identyfikację sytuacji, w której zapasy gromadzą się w magazynach lub znikają z nich.

Inwentaryzacja jest kluczowym elementem procesu zamykania roku obrachunkowego, ponieważ zapewnia dokładność, kontrolę i zgodność danych finansowych z rzeczywistością. Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z wymogami prawnymi pozwala na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej
w rocznym sprawozdaniu finansowym, co ma istotne znaczenie dla podejmowanych decyzji zarządczych
a także utrzymania zaufania wśród kontrahentów i inwestorów, a także kredytodawców.

Ustawa o rachunkowości – wymogi dot. spisu z natury

Ustawa o rachunkowości określa konkretne terminy i metody, które powinny być stosowane w celu zapewnienia rzetelności danych finansowych (jeśli rok obrotowy jest tożsami z rokiem kalendarzowym).

Metoda  TerminSkładnik aktywów i pasywów
Spis z natury31 grudniaaktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem gromadzonych na rachunkach bankowych),papiery wartościowe w postaci materialnej,produkty w toku produkcji,materiały, towary i produkty gotowe, których wartość odnosi się w koszty bezpośrednio na dzień zakupu lub w momencie ich wytworzenia.
od 1 października zamykanego roku do 15 stycznia roku następnegoznajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych,znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe – z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
raz w roku  zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.
raz na dwa lataznajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów.
raz na cztery latanieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Potwierdzenie sald31 grudniaaktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych i w kasach lub przechowywane przez inne jednostki,papiery wartościowe w formie zdematerializowanej.
od 1 października zamykanego roku do 15 stycznia roku następnegonależności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem inwentaryzowanych w drodze weryfikacji),powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
Weryfikacja31 grudniaśrodki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego i spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego),należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,należności i zobowiązania, wobec osób które nie prowadzą ksiąg rachunkowych,należności i zobowiązania publicznoprawne,inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, w tym m.in.: środki trwałe w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń, towary w drodze, wartości niematerialne i prawne, inwestycje zaliczone do finansowych aktywów trwałych, rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, kapitały (fundusze) własne, rezerwy i odpisy aktualizujące, fundusze specjalne, aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo.

Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Outsourcing inwentaryzacji – zlecenie spisu z natury zewnętrznym podmiotom

Niewiele podmiotów jest świadomych tego, że zgodnie ze Stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, inwentaryzację można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu w ramach outsourcingu usług. Jednostka, które zdecyduje się na takie rozwiązanie nadzoruje przebieg inwentaryzacji, aby upewnić się co do rzetelności wyników spisu oraz dokonuje odbioru wyników spisu. Zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia od powołania komisji inwentaryzacyjnej.

Instrukcja inwentaryzacyjna

Kierownik jednostki zobowiązany jest do wydania i zatwierdzenia instrukcji inwentaryzacyjnej, która może stanowić oddzielny załącznik do polityki rachunkowości. W instrukcji inwentaryzacyjnej należy zawrzeć stałe i ogólne zasady mające zastosowanie w każdym roku do przygotowywania i przeprowadzania rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów. Przygotowując instrukcję inwentaryzacyjną należy dostosować ją do potrzeb i specyfiki konkretnej jednostki. Instrukcji nie wydaje się rok rocznie, należy jednak mieć na uwadze konieczność jej okresowej weryfikacji i aktualizacji.

Przykładowe druki inwentaryzacyjne – do pobrania

Joanna Wojciechowska

Do góry